Peran Strategis DPA dalam Penerapan Internal Audit ISM Code untuk Mewujudkan Safety Excellence di PT PELNI (Persero)

Peran Strategis DPA dalam Penerapan Internal Audit ISM Code untuk Mewujudkan Safety Excellence di PT PELNI (Persero)

{“success”:false,”data”:”The uploaded file exceeds the upload_max_filesize directive in php.ini.”}

Pendahuluan

Dalam industri pelayaran, aspek keselamatan (safety) merupakan hal fundamental yang tidak dapat ditawar. Kompleksitas operasional kapal, khususnya kapal penumpang, menuntut adanya sistem manajemen yang terstruktur, terintegrasi, serta mampu beradaptasi terhadap dinamika risiko yang terus berkembang.

Sebagai Designated Person Ashore (DPA) penulis memiliki peran strategis dalam memastikan bahwa seluruh kapal yang dioperasikan perusahaan telah memenuhi persyaratan keselamatan dan keamanan sesuai dengan standar nasional maupun internasional.

Sebagai bagian dari upaya peningkatan kompetensi, penulis mengikuti pelatihan Internal Auditor International Safety Management Code yang diselenggarakan oleh BKI Academy. Pelatihan ini tidak hanya membahas ISM Code, tetapi juga mencakup pemahaman terkait konvensi internasional maritim, metode audit internal, serta pengelolaan temuan audit.

Artikel ini merupakan rangkuman komprehensif hasil pembelajaran yang diperoleh selama pelatihan, yang telah dikembangkan dengan perspektif profesional penulis, dan bukan merupakan salinan langsung dari materi pemateri pelatihan publik.

Tujuan penulisan artikel ini adalah untuk merangkum pembelajaran tersebut sekaligus mengkaitkannya dengan implementasi nyata dalam peran sebagai DPA di lingkungan PT PELNI (Persero).

Materi yang Dipelajari

1. ISM Code sebagai Fondasi Safety Management System

ISM Code merupakan standar internasional yang mengatur sistem manajemen keselamatan kapal dan perlindungan lingkungan. Dalam penerapannya, sistem ini mengadopsi prinsip manajemen mutu berbasis proses (process-based approach) serta pendekatan berbasis risiko (risk-based thinking).

Safety Management System (SMS) yang efektif harus mencakup:

• Kebijakan keselamatan dan perlindungan lingkungan
• Struktur organisasi dan pembagian tanggung jawab
• Prosedur operasional kapal
• Pengelolaan risiko
• Audit internal serta evaluasi manajemen

Salah satu tujuan utama dari sistem ini adalah memastikan adanya perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dalam setiap aspek operasional.

2. Konvensi Internasional sebagai Kerangka Regulasi

Operasional kapal tidak terlepas dari berbagai konvensi internasional yang ditetapkan oleh IMO dan ILO. Beberapa konvensi utama meliputi:

• SOLAS (Safety of Life at Sea)
• MARPOL (Prevention of Pollution from Ships)
• STCW (Standards of Training, Certification and Watchkeeping)
• MLC (Marine Labour Convention)

Konvensi tersebut menjadi landasan dalam:

• Operasional dan navigasi kapal
• Kompetensi dan sertifikasi awak kapal
• Perlindungan lingkungan laut
• Kesejahteraan awak kapal

Bagi seorang DPA, pemahaman terhadap konvensi ini menjadi krusial dalam memastikan kepatuhan kapal terhadap regulasi yang berlaku secara internasional.

3. Metode Audit Internal ISM Code

Audit internal merupakan instrumen utama dalam menilai efektivitas implementasi Safety Management System. Proses audit dilakukan secara sistematis dengan pendekatan berbasis bukti (evidence-based approach).

Metode audit meliputi:

• Verifikasi dokumen (manual, sertifikat, logbook)
• Wawancara dengan kru kapal
• Observasi langsung terhadap kondisi kapal dan peralatan

Audit tidak hanya berfokus pada kesesuaian dokumen, tetapi juga memastikan bahwa prosedur benar-benar diterapkan secara konsisten di lapangan.

4. Temuan Audit dan Continuous Improvement

Dalam audit internal, temuan umumnya diklasifikasikan menjadi:

• Near miss (nyaris celaka)
• Ketidaksesuaian (non-conformity)
• Observasi

Konsep fenomena gunung es menunjukkan bahwa kecelakaan besar sering kali merupakan puncak dari berbagai near miss yang tidak tertangani dengan baik.

Oleh karena itu, diperlukan:

• Peningkatan pelaporan near miss
• Penerapan budaya no blame culture
• Analisis akar penyebab (root cause analysis) secara objektif

Pembelajaran yang Didapat (Lesson Learned)

Beberapa pembelajaran penting yang diperoleh antara lain:

1. Safety dan Security adalah Budaya

Keselamatan dan keamanan harus menjadi bagian dari budaya organisasi, bukan sekadar kewajiban prosedural.

2. Sistem Tanpa Implementasi Tidak Bernilai

Dokumentasi yang lengkap tidak akan memberikan manfaat jika tidak diimplementasikan secara konsisten.

3. Audit sebagai Alat Peningkatan

Audit internal harus dipandang sebagai sarana untuk perbaikan berkelanjutan, bukan sekadar alat kontrol.

4. Near Miss sebagai Early Warning System

Setiap near miss merupakan sinyal awal yang harus ditindaklanjuti untuk mencegah terjadinya kecelakaan.

5. Peran Strategis DPA

DPA memiliki peran penting sebagai:

• Advisor bagi manajemen
• Pengawas implementasi SMK
• Penghubung antara kapal dan manajemen
• Pengambil keputusan dalam kondisi kritis

Implementasi dalam Pekerjaan (Sebagai DPA)

Dalam pelaksanaan tugas sebagai DPA di PT PELNI (Persero), beberapa implementasi yang dapat dilakukan antara lain:

1. Penguatan Monitoring Kapal

• Melakukan review rutin terhadap laporan kapal
• Menganalisis tren kejadian (incident trend analysis)
• Menindaklanjuti temuan audit secara sistematis
• Monitoring sertifikat keselamatan kapal

2. Peningkatan Kualitas Audit Internal

• Menerapkan pendekatan berbasis risiko
• Memastikan kompetensi dan independensi auditor
• Menyusun checklist audit yang relevan

3. Penguatan Budaya Pelaporan Near Miss

• Mendorong pelaporan tanpa rasa takut
• Menerapkan prinsip no blame culture
• Memberikan umpan balik atas setiap laporan

4. Studi Kasus (Simulasi Implementasi)

Dalam salah satu kegiatan audit internal, ditemukan beberapa ketidaksesuaian, antara lain:

• Pelaksanaan emergency drill tidak sesuai prosedur
• Dokumentasi tidak lengkap
• Pemahaman kru terhadap prosedur masih terbatas

Tindakan perbaikan yang dilakukan meliputi:

• Pelatihan ulang (refresh training)
• Penyempurnaan prosedur agar lebih aplikatif
• Monitoring pelaksanaan drill secara berkala

Hasil implementasi menunjukkan:

• Peningkatan kesiapsiagaan kru
• Penurunan potensi risiko kecelakaan

Manfaat bagi Perusahaan

Implementasi SMK yang efektif memberikan berbagai manfaat, antara lain:

• Mengurangi angka kecelakaan dan kerugian operasional
• Meningkatkan kepercayaan stakeholder
• Memastikan kepatuhan terhadap regulasi
• Mendukung keberlanjutan bisnis perusahaan

Penutup (Kesimpulan)

Penerapan ISM Code dan audit internal merupakan satu kesatuan sistem yang tidak dapat dipisahkan dalam menjamin keselamatan dan keamanan operasional kapal.

Peran DPA menjadi sangat strategis dalam memastikan sistem tersebut berjalan efektif, tidak hanya secara administratif, tetapi juga dalam implementasi nyata di lapangan.

Keberhasilan sistem sangat bergantung pada:

• Komitmen manajemen
• Kompetensi personel
• Budaya keselamatan yang kuat

Dengan penerapan yang konsisten dan berkelanjutan, perusahaan dapat mencapai operasional yang aman, efisien, dan berkelanjutan.