Membentuk Perencanaan Strategis Berkelanjutan melalui Budaya Data-Driven
By Saat Data Pengadaan Tidak Hanya Menjadi Laporan, tetapi Menjadi Dasar Strategi Efisiensi Perusahaan
1. Pendahuluan
Dalam setiap proses pengadaan di PT PELNI (Persero), terdapat berbagai macam data yang dihasilkan, mulai dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS), penawaran penyedia, hasil negosiasi, item kesepakatan, nilai kesepakatan, jenis pekerjaan, kategori barang dan jasa, hingga histori pengadaan dari waktu ke waktu. Data tersebut terus bertambah seiring dengan berlangsungnya proses pengadaan dan kebutuhan operasional perusahaan.
Namun, data pengadaan sering kali masih dipandang sebatas sebagai bagian dari dokumentasi dan kebutuhan administrasi. Padahal, di dalam data tersebut terdapat informasi yang dapat digunakan untuk menjawab berbagai pertanyaan strategis. Berapa besar efisiensi yang telah dihasilkan melalui proses negosiasi? Apakah hasil negosiasi semakin baik dibandingkan periode sebelumnya? Jenis pekerjaan atau kategori pengadaan apa yang memiliki peluang efisiensi terbesar? Bagaimana perkembangan efisiensi dari bulan ke bulan maupun dari tahun ke tahun? Serta, bagaimana histori pengadaan tersebut dapat digunakan sebagai salah satu referensi dalam menyusun perencanaan anggaran pada periode berikutnya?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut seharusnya tidak hanya dijawab berdasarkan pengalaman atau persepsi, tetapi dapat dijawab melalui data yang dikumpulkan, dikelola, dan dianalisis secara konsisten.
Hal tersebut menjadi salah satu alasan saya tertarik mengikuti program Bootcamp Data Analyst. Sebagai bagian dari Fungsi Pengadaan, saya melihat bahwa kemampuan mengolah dan menganalisis data memiliki relevansi yang sangat besar terhadap pekerjaan sehari-hari. Fungsi Pengadaan tidak hanya berkaitan dengan bagaimana kebutuhan perusahaan dapat dipenuhi, tetapi juga bagaimana setiap proses dapat memberikan nilai tambah dan berkontribusi terhadap efisiensi perusahaan.
Melalui tema “Membentuk Perencanaan Strategis Berkelanjutan melalui Budaya Data-Driven”, saya ingin membagikan bagaimana pembelajaran selama Bootcamp Data Analyst dapat diterapkan dalam pekerjaan, khususnya dalam mengolah data hasil negosiasi pengadaan menjadi informasi dan insight yang dapat mendukung evaluasi kinerja, efisiensi biaya, optimalisasi anggaran, serta perencanaan pengadaan yang lebih strategis dan berkelanjutan.
2. Materi yang Dipelajari
Selama mengikuti Bootcamp Data Analyst, saya mendapatkan pemahaman bahwa data perlu diproses secara sistematis agar dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Materi yang dipelajari tidak hanya berfokus pada penggunaan tools atau aplikasi, tetapi juga bagaimana memahami proses pengolahan data mulai dari data mentah hingga menjadi insight.
a. Pengumpulan Data
Tahap pertama adalah memahami bagaimana data dikumpulkan dan disiapkan untuk dianalisis. Dalam konteks pengadaan, data dapat berasal dari berbagai proses dan dokumen pengadaan, seperti HPS, penawaran penyedia, hasil negosiasi, nilai kesepakatan, jenis pekerjaan, kategori barang atau jasa, metode pemilihan, serta periode pelaksanaan pengadaan.
Kelengkapan dan konsistensi data menjadi hal penting karena kualitas analisis sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan.
b. Data Cleaning
Data yang telah dikumpulkan belum tentu langsung dapat digunakan untuk analisis. Oleh karena itu, diperlukan proses data cleaning untuk memastikan data memiliki format yang konsisten, mengidentifikasi data yang tidak lengkap, menghilangkan duplikasi, serta memastikan tidak terdapat kesalahan yang dapat memengaruhi hasil analisis.
Melalui proses ini, data yang sebelumnya masih berupa kumpulan informasi dapat dipersiapkan menjadi dataset yang lebih terstruktur dan siap untuk dianalisis.
c. Pengolahan dan Pemodelan Data
Tahap selanjutnya adalah mengolah data sehingga berbagai informasi dapat saling terhubung dan menghasilkan struktur data yang dapat digunakan untuk analisis.
Dalam konteks pengadaan, data HPS, penawaran, nilai kesepakatan, kategori pekerjaan, jenis pekerjaan, dan periode pengadaan dapat diolah sehingga dapat menghasilkan indikator kinerja pengadaan secara lebih menyeluruh.
d. Analisis Data
Analisis data digunakan untuk menemukan pola, tren, perbandingan, maupun indikator yang dapat memberikan informasi mengenai kondisi pengadaan.
Salah satu indikator yang dapat dianalisis adalah efisiensi hasil negosiasi. Secara sederhana, efisiensi dapat dilihat dari selisih antara HPS dengan nilai kesepakatan. Selanjutnya, hasil tersebut dapat dianalisis berdasarkan periode, kategori pekerjaan, jenis pengadaan, maupun karakteristik lainnya.
Dengan analisis tersebut, kita tidak hanya mengetahui berapa nilai efisiensi yang diperoleh, tetapi juga dapat melihat bagaimana perkembangan efisiensi tersebut dari waktu ke waktu.
e. Visualisasi Data dan Dashboard
Materi lainnya adalah penyajian data melalui visualisasi dan dashboard, salah satunya dengan menggunakan Power BI.
Dashboard dapat digunakan untuk menyajikan informasi dalam bentuk indikator, grafik, tabel, maupun visualisasi tren sehingga informasi yang kompleks menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami.
Dalam konteks pengadaan, dashboard dapat menampilkan beberapa indikator seperti total paket pengadaan, total HPS, total nilai kesepakatan, nominal efisiensi, persentase efisiensi, tren efisiensi bulanan dan tahunan, efisiensi berdasarkan kategori pekerjaan, hingga paket pengadaan dengan tingkat efisiensi tertentu.
Dengan demikian, dashboard tidak hanya menjadi tampilan visual, tetapi menjadi alat bantu untuk memahami kondisi dan kinerja pengadaan.
3. Pembelajaran yang Didapat
Pembelajaran terbesar yang saya dapatkan dari Bootcamp Data Analyst adalah perubahan cara pandang terhadap data.
Sebelumnya, data dapat dipandang sebagai hasil akhir dari sebuah proses pekerjaan yang kemudian disimpan sebagai laporan atau dokumentasi. Namun, setelah mempelajari proses analisis data, saya memahami bahwa data justru dapat menjadi titik awal untuk memahami kondisi, menemukan pola, mengevaluasi kinerja, dan menentukan langkah berikutnya.
Dalam konteks pengadaan, data hasil negosiasi dapat memberikan informasi yang lebih luas apabila dianalisis secara konsisten.
Sebagai contoh, apabila hasil analisis menunjukkan bahwa persentase efisiensi negosiasi meningkat secara konsisten dalam beberapa periode, maka hal tersebut dapat menjadi salah satu indikator positif terhadap efektivitas proses pengadaan. Sebaliknya, apabila terdapat penurunan efisiensi pada periode tertentu, kondisi tersebut dapat menjadi sinyal untuk dilakukan evaluasi lebih lanjut.
Hal tersebut mengubah cara kita melihat hasil negosiasi. Pembahasan tidak lagi berhenti pada pernyataan bahwa suatu proses pengadaan telah dilakukan negosiasi, tetapi dapat berkembang menjadi pertanyaan yang lebih terukur, yaitu berapa besar efisiensinya, bagaimana perkembangannya, kategori apa yang memberikan kontribusi terbesar, apa yang menyebabkan perubahan tersebut, dan bagaimana hasil tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja pada periode berikutnya.
Saya juga mendapatkan pemahaman bahwa analisis historis memiliki nilai strategis. Data pengadaan dari bulan ke bulan dan tahun ke tahun dapat memberikan gambaran mengenai pola kebutuhan, karakteristik harga, serta perkembangan efisiensi.
Dengan melihat histori HPS, nilai penawaran, nilai kesepakatan, dan efisiensi yang diperoleh, perusahaan memiliki informasi yang lebih kuat untuk menjadi salah satu referensi dalam menyusun strategi pengadaan pada periode berikutnya.
Dengan demikian, proses pengadaan secara bertahap dapat berkembang dari proses yang bersifat reaktif terhadap kebutuhan menjadi proses yang lebih proaktif dan strategis.
Pembelajaran lainnya adalah pentingnya membangun budaya data-driven dalam lingkungan kerja. Data-driven bukan hanya mengenai kemampuan menggunakan Excel, Power BI, atau tools analisis lainnya, tetapi lebih kepada perubahan pola pikir dalam bekerja, yaitu dari berbasis asumsi menjadi berbasis bukti, dari sekadar membuat laporan menjadi menghasilkan insight, dan dari melihat data sebagai hasil pekerjaan menjadi menjadikannya dasar dalam menentukan tindakan.
4. Implementasi dalam Pekerjaan
Sebagai bagian dari Fungsi Pengadaan, salah satu implementasi yang dapat dilakukan dari pembelajaran Bootcamp Data Analyst adalah mengembangkan analisis terhadap data hasil negosiasi pengadaan.
Implementasi tersebut dapat dimulai dengan membangun database histori pengadaan yang terstruktur. Data yang dikumpulkan dapat mencakup HPS, nilai penawaran, nilai kesepakatan, jenis pekerjaan, kategori barang atau jasa, metode pemilihan, periode pengadaan, serta informasi relevan lainnya.
Setelah data dikumpulkan, tahap berikutnya adalah melakukan data cleaning untuk memastikan data konsisten dan dapat digunakan sebagai dasar analisis.
Data tersebut kemudian dapat diolah untuk menghasilkan beberapa indikator utama, seperti:
- Total nilai HPS.
- Total nilai penawaran.
- Total nilai kesepakatan.
- Nominal efisiensi.
- Persentase efisiensi.
- Jumlah paket pengadaan.
- Tren efisiensi bulanan.
- Tren efisiensi tahunan.
- Efisiensi berdasarkan kategori pekerjaan.
- Efisiensi berdasarkan jenis pengadaan.
Selanjutnya, informasi tersebut dapat disajikan melalui dashboard monitoring efisiensi pengadaan.
Dashboard tersebut dapat digunakan untuk melakukan monitoring secara berkala sehingga Fungsi Pengadaan dapat melihat perkembangan kinerja secara lebih cepat. Tidak hanya melihat kondisi pada satu pekerjaan, tetapi juga melihat pola dan tren yang terbentuk dari keseluruhan data pengadaan.
Hasil analisis tersebut juga dapat menjadi salah satu bahan evaluasi dalam menentukan strategi pengadaan. Apabila suatu kategori pekerjaan menunjukkan peluang efisiensi yang lebih besar, maka informasi tersebut dapat menjadi bahan untuk melakukan evaluasi dan menentukan strategi yang lebih tepat pada periode berikutnya.
5. Kesimpulan
Mengikuti Bootcamp Data Analyst memberikan pemahaman bahwa data memiliki peran yang jauh lebih besar daripada sekadar menjadi laporan atau dokumentasi pekerjaan.
Dalam Fungsi Pengadaan, data yang dihasilkan dari setiap proses dapat menjadi sumber informasi yang berharga apabila dikelola dan dianalisis secara konsisten. Salah satunya adalah data hasil negosiasi yang dapat digunakan untuk mengukur efisiensi, melihat perkembangan kinerja, menemukan pola, serta menjadi bahan evaluasi dan perencanaan pengadaan.
Analisis terhadap data hasil negosiasi dari bulan ke bulan dan tahun ke tahun dapat membantu perusahaan melihat perkembangan efisiensi secara lebih objektif. Histori tersebut juga dapat menjadi salah satu referensi dalam menyusun strategi pengadaan dan perencanaan anggaran pada periode berikutnya.
Melalui penerapan budaya data-driven, proses pengadaan tidak hanya berperan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, tetapi juga dapat memberikan kontribusi strategis dalam mengendalikan biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan penggunaan anggaran.
Pada akhirnya, budaya data-driven bukan hanya tentang penggunaan Excel, Power BI, maupun tools analisis lainnya. Lebih dari itu, budaya data-driven merupakan perubahan pola pikir dalam bekerja, yaitu menjadikan data sebagai dasar dalam memahami kondisi, mengevaluasi kinerja, dan menentukan tindakan.
Dengan membangun budaya data-driven, Fungsi Pengadaan dapat bergerak dari sekadar menjalankan proses pengadaan menjadi fungsi yang turut memberikan nilai strategis bagi perusahaan melalui pengendalian biaya, peningkatan efisiensi, optimalisasi anggaran, dan dukungan terhadap pencapaian kinerja perusahaan secara berkelanjutan.
