Perbaikan Kegiatan Monitoring Masa Berlaku Sertifikat Kapal PT. Pelni Secara Real-Time pada Divisi Nautika

Pada Era globalisasi saat ini lingkungan bisnis berkembang dengan sangat dinamis sehingga membuat perusahaan memerlukan manajemen yang dapat mengakomodasi setiap perubahan yang akan terjadi secara efektif dan efisien. Perusahaan di Indonesia semakin berkembang pesat terutama perusahaan swasta sehingga menciptakan iklim persaingan dengan perusahaan yang dikelola oleh negara atau biasa disebut Badan Usaha Milik Negara (BUMN), maka dari itu perusahaan milik negara juga harus dapat bersaing dengan perusahaan swasta. Saat ini perusahaan swasta yang bergerak dibidang industri maritim atau pelayaran semakin berkembang. Untuk itu perusahaan harus bisa memiliki keunggulan agar dapat bersaing.

PT. Pelni merupakan Salah satu perusahaan BUMN yang bergerak dibidang industri maritim. PT. PELNI merupakan perusahaan pelayaran yang menyediakan jasa tran66sportasi laut, meliputi jasa angkutan penumpang, dan muatan barang antar pulau. Peran PT.  PELNI menjalankan peran strategis dalam jalannya roda perekonomian dan sosial masyarakat kepulauan. Tanpa kehadiran kapal-kapal PELNI, masyarakat kepulauan akan kesulitan untuk melakukan aktivitas hariannya, termasuk diantaranya jual beli barang kebutuhan pokok, akses pendidikan dan kesehatan, serta yang terutama akses transportasi dari pulau-pulau kecil ke kota yang lebih besar.

Sesuai peraturan Menteri Perhubungan No.17 Tahun 2008 Tentang Sertifikat Keselamatan Kapal diberikan dan persyaratan ISM Code (Standar Internasional Manajemen Keselamatan dalam Pengoperasian Kapal), semua perusahaan yang memiliki kapal atau mengoperasikan kapal-kapalnya harus menetapkan sistem manajeman keselamatan yang berupa sertifikat kapal. Sertifikat-sertifikat tersebut bertujuan untuk menjamin kelayakan operasional kapal dengan aman serta legalitas kapal yang akan berlayar dan mengerjakan sebuah proyek.

Di dalam perusahaan terdapat proses pengurusan dokumen sertifikat kapal, yang merupakan proses dilakukanya pengecekan expired date dokumen sertifikat kapal yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap kapal memiliki dokumen sertifikat permanen dan dokumen sertifikat sementara. Dokumen sertifikat permanen terdiri dari 14 dokumen sertifikat kapal yang harus dilakukan perpanjangan setiap 2,5 tahun (30 bulan), sedangkan sertifikat sementara terdiri dari 10 dokumen sertifikat kapal yang harus dilakukan perpanjangan setiap 3 bulan sampai 1 tahun sekali. Setiap dokumen sertifikat kapal memiliki expired date yang berbeda, baik sertifikat permanen maupun yang tidak permanen.

Departemen Sertifikat Kapal & Pemeliharaan Kenautikaan adalah salah satu departemen bagian Divisi Nautika dari Direktorat Armada dan Teknik yang bertanggung jawab dalam kegiatan pemeliharaan kapal untuk menjamin kelaik laut (seaworthiness), kesiapan pakai (serviceability performance) dan kehandalan (reliability) dokumentasi dan sertifikasi bagian Nautika (marpol, keselamatan, radio, surat laut, surat ukur) dalam mengoptimalkan kelancaran operasional armada kapal. Pemenuhan regulasi keselamatan pelayaran tersebut mutlak harus dilakukan dan merupakan prioritas bagi perusahaan PT. PELNI. Selain itu tupoksi lain dari Bidang sertifikasi dan pemeliharaan kenautikaan diantara lain perbaikan dan suplai barang kebutuhan dek; suplai kebutuhan cat untuk perawatan kapal, mengganti alat tambat yang sudah tua, suplai peralatan kerja, pemenuhan sertifikasi statutory kapal (Sertifikat Keselamatan, IOPP, Surat Laut, Surat Ukur), Pemenuhan dokumen kapal (IMO simbol, peta laut, dan buku-buku publikasi nautis).

Keterlambatan proses perpanjangan sertifikat kapal, dari hasil brainstorming dengan Manager, Supervisor, dan Staf Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan, didapatkan informasi bahwa jika mengambil topik terkait permasalahan keterlambatan proses perpanjangan sertifikat kapal erat kaitannya berhubungan dengan Kementerian Perhubungan dalam hal ini Direktorat Jenderal Perhubungan laut  yang memiliki wewenang untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat kapal, sehingga ketergantungan masalah ini sangat besar terhadap pihak luar yakni Kementerian Perhubungan. Dari hasil brainstorming tersebut didapatkan jumlah skala prioritas masalah Dalam Pengoperasian Armada Kapal Terjadinya keterlambatan proses perpanjangan sertifikat kapal adalah 6 (belum tertinggi).

Adanya hambatan operasional di beberapa kapal akibat sertifikat kapal yang habis masa berlakunya, dari hasil brainstorming dengan Manager, Supervisor, dan Staf Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan, didapatkan informasi bahwa hal ini sangat bergantung juga terhadap Kementerian Perhubungan dalam hal ini Direktorat Jenderal Perhubungan Laut, yakni yang memiliki wewenang dalam penerbitan sertifikat kapal. Dari hasil brainstorming, didapatkan jumlah skala prioritas masalah Adanya hambatan operasional di beberapa kapal akibat sertifikat kapal yang habis masa berlakunya adalah 7 (belum tertinggi).

Keterlambatan dalam proses kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal, dari hasil brainstorming dengan Manajer, Supervisor, dan Staf Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan didapatkan informasi masalah ini menjadi salah satu tupoksi dari Departemen Sertifikasi kapal dan pemeliharaan kenautikaan yang bertanggung jawab kepada proses pemutakhiran dokumen sertifikat Nautika seluruh Kapal Pelni. Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan telah melakukan kegiatan monitoring sertifikat yang dibutuhkan oleh kapal melalui form Excel dan membuat  google form yang diedarkan kepada kapal-kapal melalui PUK Kapal Pelni yang diharapkan dapat selalu memberikan update masa berlaku sertifikat kapal secara berkala, namun pada realisasinya dalam proses update masa berlaku sertifikat kapal masih menemukan kendala yaitu seperti crew kapal yang memberikan informasi  masa berlaku  sertifikat kapal yang terlambat dan tidak real time serta kegiatan monitoring yang terlewat dikarenakan keterbatasan pegawai sehingga dapat menyebabkan terhambatnya proses perpanjangan masa berlaku sertifikat kapal yang berdampak pada terganggunya jadwal operasi kapal. Masalah ini juga disebabkan karena di beberapa kapal terjadi kurangnya komunikasi dari divisi nautika dengan pihak kapal. Selain itu adanya pergantian crew di kapal yang menyebabkan crew yang baru tidak mengetahui tugas untuk mengirimkan update masa berlaku sertifikat kapal kepada Divisi Nautika dan belum tersedianya sebuah aplikasi yang mengakomodir pemantauan sertifikat kapal sehingga dapat memudahkan proses rekapitulasi data serta melakukan monitoring masa berlaku sertifikat seluruh kapal Pelni. Dengan kepentingan yang sangat besar pengaruhnya diperlukan secara mendesak, dibuatnya rencana perbaikan kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal. Selain itu, dalam pengembangan tools pengukuran, masalah ini tidak bergantung dengan pihak lain atau menjadi domain Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan dan tidak menunggu departemen lain dalam implementasinya. Melihat skala prioritas setiap kriteria yang sangat tinggi bahwa penyelesaian masalah terkait perbaikan kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal perlu menjadi menjadi prioritas penting atau harus segera dilakukan (Nilai prioritas 9).

Oleh sebab itu, dari hasil brainstorming dengan Manager, Supervisor, dan Staf Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan terhadap penentuan skala prioritas masalah 1 sampai masalah 4, dapat disimpulkan jumlah prioritas masalah yang tertinggi yaitu pada perlunya perbaikan pada kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal secara real-time.

Pada usulan perbaikan ini yang menjadi objek yaitu Kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal. Usulan perbaikan ini bertujuan sebagai tanggung jawab dari Departemen Sertifikat kapal dan pemeliharaan kenautikaan untuk tindak lanjut pengurusan sertifikat kapal. Masa berlaku sertifikat kapal akan berpengaruh terhadap kelancaran operasional kapal . Sehingga saran yang dapat diusulkan adalah membuat tools seperti spreadsheet yang berisi format laporan masa berlaku sertifikat kapal berupa tanggal masa berlaku sertifikat kapal yang nantinya akan diisi oleh crew kapal dan terkoneksi kepada google calendar. Google calendar akan memuat notifikasi ketika masa berlaku sertifikat kapal mendekati tanggal expired, maka akan mengurangi resiko berakhirnya masa berlaku sertifikat kapal saat kapal sedang beroperasi. Hal ini akan berdampak pada kegiatan operasional kapal akan berjalan dengan lancar, kapal terjamin kelaik laut (seaworthiness), kesiapan pakai (serviceability performance) dan kehandalan (reliability) dokumentasi.

Departemen Sertifikat Kapal dan Pemeliharaan Kenautikaan berperan memonitor masa berlaku sertifikat kapal, secara periodik Bersama crew kapal melakukan evaluasi terkait kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal. Dalam hal itu target perbaikannya adalah terkait dengan kegiatan monitoring masa berlaku sertifikat kapal PELNI, rencana perbaikannya adalah dengan membuat database masa berlaku seluruh sertifikat kapal PELNI, kemudian terkoneksi dengan google calendar untuk mengingatkan apabila mendekati habisnya masa berlaku sertifikat kapal, hal ini dapat memudahkan divisi Nautika dan crew kapal untuk menindaklanjuti perpanjangan sertifikat kapal yang diperlukan dan tidak terhambatnya kegiatan operasional kapal.