PROSES SERAH TERIMA INFORMASI DARI PERALIHAN PEJABAT STURUKTURAL DI LINGKUNGAN KERJA TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PT PELNI (PERSERO)

Promosi dan Demosi pada suatu jabatan strategis disuatu perusahaan adalah hal yang biasa & lumrah terjadi. Peralihan masa pimpinan di suatu unit kerja adalah hal yang sensitif untuk kemajuan atau kemunduran suatu perusahaan.

Akan tetapi apakah sudah sesuai dengan aturan yang benar atau hanya sekedar simbolis pada saat serah terima jabatan peralihan pimpinan di unit kerja bahkan di kantor cabang pada suatu perusahaan tersebut.

Peralihan pimpinan yang sering terjadi pada pimpinan unit kerja atau Kepala Cabang bahkan Kepala  Urusan hal yang selama ini penulis temui  selama 4 tahun masa kerja di PT PELNI (Persero) di kantor pusat maupun di cabang adanya ketidaksinambungan mengenai serah terima informasi maupun jabatan yang ada di lingkungan kerja PT PELNI (Persero), hal yang jelas dapat penulis temui dari ketidaksinambungan mengenai serah terima informasi tersebut akan menjadi point pembahasan pada artikel ini.

Banyaknya ditemui piutang-piutang dari bisnis cabang yang belum terselesaikan dari masa pimpinan lama ke masa pimpinan baru dan terus berlarut-larut tanpa adanya tindakan lebih lanjut, sehingga hal tersebut menjadi temuan dari Satuan Pengawas Internal (SPI) PT PELNI (Persero).

Temuan-temuan ini yang penulis amati sering terjadi dan tentunya dapat memengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan jika sistem yang lama masih terus seperti itu.

Maka dari pada itu penulis akan menjelaskan mengenai permasalahan yang terjadi serta juga akan mengusulkan solusi ke manajemen mengenai “Proses Serah Terima Informasi Dari Peralihan Pejabat Struktural di Lingkungan Kerja Terhadap Kinerja Perusahaan PT PELNI (Persero)” dengan tujuan memperbaiki sistem yang sudah berjalan menjadi lebih jelas dan  bertanggung jawab.

Tujuan :

1. Memenuhi Penunjukan Mitra Diklat, Training/Sosialisasi Proses Pengelolaan Pengembangan SDM dan Aplikasi LENTERA PT. PELNI (Persero)
2. Memberikan solusi atau masukan ke SDM mengenai permasalahan serah terima jabatan yang ada saat ini, adanya indikasi kurang bertanggung jawab dari pimpinan lama ke pimpinan selanjutnya sehingga banyaknya masalah piutang yang belum terselesaikan.

Tanggung Jawab Kerja Pimpinan Unit & Cabang.  

Dalam perkembangan dunia bisnis hal-hal yang dapat membuat kinerja suatu perusahaan menjadi terhambat harusnya dalam manajemen dapat meminimalisir hal tersebut sejak awal. Berdasarkan Surat Keputusan Bersama Direksi dan Komisaris Nomor.12.29/06/SK/HKO.01/2016 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) di Lingkungan PT PELNI (Persero) (gambar 2.1 ) , kinerja suatu perusahaan salah satu hal yang mempengaruhinya ialah masalah temuan dari pengawas internal berupa kinerja keuangan pada bagian utang/piutang jika belum terselesaikan hal tersebut mempengaruhi kinerja cabang khususnya dalam penyusunan anggaran RKAP pada tahun berjalan maupun tahun selanjutnya.

Hasil temuan Audit Internal dari SPI PT PELNI (Persero) merupakan temuan yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan dalam halnya penagihan ke Kementerian Perhubungan untuk masalah subsidi PSO di kapal penumpang & Perintis, temuan piutang keuangan dalam bisnis keagenan ditemukan banyaknya principal yang belum melunasi kewajibanya atau adanya oknum dari PT PELNI (Persero) pada masa tersebut yang terindikasi melakukan fraud, sehingga piutang-piutang yang harusnya diselesaikan pada masa pimpinan pejabat sebelumnya harus dilanjutkan dan belum selesai juga pada masa pimpinan pejabat baru karena pejabat baru harus menelusuri kembali dari awal kronologi piutang itu terjadi sampai menjadi temuan SPI terus menerus.

Tugas dan tanggung jawab seorang pejabat structural khususnya pada posisi Kepala Bagian & Kepala Cabang harus memahami masalah seperti itu, karena itu sudah tercantum pada Surat Keputusan Bersama Direksi dan Komisaris Nomor.12.29/06/SK/HKO.01/2016 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) di Lingkungan PT PELNI (Persero) nomor 5 huruf a Kepala Cabang point 1 huruf e mengenai pelaksanaan kegiatan administrasi yang meliputi : akuntansi, perbendaharaan, SDM & Umum di cabang atau terminal point.

Mengapa temuan audit SPI itu banyak sekali ?

Ditemukan di kapal & cabang, hal tersebut dipengaruhi oleh tidak adanya kesinambungan serta kejelasan dalam serah terima informasi dan jabatan pada masa peralihan pejabat structural khususnya di Cabang.

Tentunya jika pada saat serah terima informasi & jabatan dari pimpinan lama ke pimpinan baru harus dibuat bukti autentik dalam bentuk dokumen surat beserta lampiran mengenai pekerjaan yang belum terselesaikan atau progress pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dokumentasi seperti itulah dapat meminimalisir terjadinya temuan masalah-masalah tiap tahunnya jika terjadi peralihan pejabat lama ke pejabat baru di kantor cabang & kapal.

Alur  Proses Serah terima Informasi & Jabatan yang penulis buat diatas merupakan point-point utama dari kinerja cabang yang wajib diketahui pimpinan unit kerja yang baru dan wajib disampaikan oleh pimpinan unit kerja yang lama. Tujuan dari penyampaian informasi dan dokumentasi file ialah mempermudah semua bagian dari suatu perusahaan untuk melakukan tindak lanjut atas pekerjaan yang belum terselesaikan agar dapat diselesaikan dan tidak menumpuk pekerjaan yang belum ditindak lanjuti.

Hal ini juga dapat membuat prinsip tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) di Lingkungan PT PELNI (Persero) dapat lebih baik dan sehat untuk kinerja perusahaan pada tiap tahun berjalanya.

Reward & punishment  Pimpinan Unit & Cabang.     

Pemberian reward & punishment dari tindak lanjut kegiatan Proses Serah terima Informasi & Jabatan oleh pimpinan unit & cabang juga harus diimplementasikan. Sebuah apresiasi yang bisa dilakukan oleh Divisi SDM & Divisi Terkait dengan adanya penerapan sistem tersebut, jika sudah dijalankan dengan melakukan penilaian KPI Kinerja cabang dan KPI individual dari pimpinan Unit Kerja & Cabang, hal sebaliknya jika sistem tersebut tidak diterapkan maka pimpinan Unit Kerja & Cabang juga wajib diberikan punishment dengan pengurangan penilaian KPI Kinerja cabang dan KPI individual.

Divisi SDM juga perlu memperhatikan hal-hal kecil dalam kegiatan promosi jabatan structural agar kinerja cabang khususnya dapat lebih baik lagi yang dampaknya pun dapat dirasakan terhadap kinerja perusahaan ini juga.

Standart atau aturan kerja serah terima jabatan yang belum baku.

Saat ini aturan kerja ataupun standart serah terima jabatan  di PT PELNI (Persero) belum baku dengan adanya sebuah aturan berupa Nota Dinas ataupun Surat Keputusan (SK).

Dengan tulisan singkat dari penulis, semoga dapat menjadikan masukan bahwa pentingnya sebuah aturan baku dan tetap terhadap sebuah penyampaian informasi yang berguna untuk membantu proses penentuan kebijakan perusahaan yang dilihat dari hasil kinerja cabang atau unit kerja.

Kesimpulan.

Pada akhirnya penulis dapat menyimpulkan beberapa hal terkait Proses Serah terima Informasi & Jabatan pejabat structural yang ada di PT PELNI (Persero) belum begitu maksimal dalam hal dokumentasi dan penyampaian informasi menganai hal-hal adminsitratif yang sangat berpengaruh dalam laporan & kinerja cabang. Reward & Punishment diperlukan jika aturan baku dalam proses Serah terima Informasi & Jabatan pejabat structural sudah diterapkan.

Saran.

• SPI harus jelas kedepanya dalam menanggulangi temuan-temuan terdahulu jika pejabat yang bersangkutan tidak terkait, maka SPI harus tegas mencari pejabat terkait permasalahan tersebut agar dapat menyelesaikan masalahnya, walaupun mungkin pejabat terkait itu sudah pensiun.
• Kepala Cabang / Pimpinan Unit Kerja harus kooperatif jika ada pekerjaan terkait temuan audit terhadap pekerjaan dahulu yang belum diselesaikan harus dibantu penyelesaianya, jangan terkesan menggantung & lepas tangan serta beranggapan bukan terjadi pada masa kepemimpinan pejabat tersebut pada saat itu.
• Divisi SDM harus membuat sebuah aturan baku mengenai Proses Serah terima Informasi & Jabatan pejabat structural yang ada di PT PELNI (Persero). Serta merancang Reward & Punishment diperlukan jika aturan baku dalam proses Serah terima Informasi & Jabatan pejabat structural sudah diterapkan.