Mengenal Lebih Dekat Tentang Ship Management

Pengertian dari Ship Management

Ship management merupakan kegiatan pengelolaan serangkaian aktivitas di atas kapal yang mencakup seluruh aspek kegiatan pengoperasian kapal sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan pelayaran. Terdapat beberapa tujuan utama implementasi ship management, antara lain:

1. Memaksimalkan pendapatan dan profitabilitas kapal
2. Mengelola biaya operasional kapal secara efektif
3. Menjaga seaworthiness dan aspek keselamatan kapal
4. Mengelola crew kapal yang berkompeten
5. Memastikan jalannya operasional kapal dengan lancar

Elemen Utama dari Ship Management

Ship management memiliki 5 elemen utama yang terdiri dari 2 fungsi utama dan 3 fungsi pendukung, penjelasan terkait elemen-elemen tersebut dijabarkan sebagai berikut:

1. Commercial Management
   Bertanggung jawab untuk memastikan profitabilitas kapal dengan melakukan upaya optimalisasi pendapatan sekaligus mengontrol proses operasi kapal secara keseluruhan. Disisi lain juga menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan stakeholder lainnya. Terdapat beberapa aktivitas utama pada commercial management, antara lain:
   • Menganalisis pasar potensial untuk meningkatkan produktivitas dan pendapatan kapal
   • Membuat perkiraan biaya operasional kapal dan melakukan monitoringnya secara keseluruhan
   • Melakukan proses negosiasi kontrak dengan shipper
   • Melakukan analisis risiko komersial dan operasional kapal, serta merencanakan mitigasinya (asuransi kapal, hedging, dsb)
   • Membangun hubungan yang baik dengan seluruh stakeholder

   Kelima aktivitas utama tersebut didukung oleh beberapa indikator utama yang dapat diukur dan dimonitor realisasinya, antara lain:

   • Vessel’s profitability
   • Last year’s actual revenue
   • Last year’s AAE (Additional Authorized Expenses)
   • Last year’s actual running costs and accruals
   • Customer retention
   • Number of long-term contracts
     
2. Operation Management
   Memastikan kelancaran operasi di laut dan pelabuhan untuk meningkatkan produktivitas, dan efisiensi operasi kapal. Terdapat beberapa aktivitas utama pada operation management, antara lain:
   1. Kegiatan Port Handling
   • Kesiapan port state control
   • Penunjukan agen
   • Persiapan untuk boarding pilot dan manuver kapal
   • Penjadwalan operasional pelabuhan
   • Kesiapan atas kepatuhan dengan persyaratan di pelabuhan setempat
   • Memastikan kesiapan bunker & air tawar
   • Embarkasi dan debarkasi penumpang
   2. Kegiatan Ship Chandling
   • Passengers’ F&B supplies
   • Crew supplies
   • Misc supplies
   3. Other Arrangements
   • Pergantian crew kapal
   • Booking survei kapal
   • Penjadwalan repair and maintenance

   Ketiga aktivitas utama tersebut didukung oleh beberapa indikator utama yang dapat diukur dan dimonitor realisasinya, antara lain:

   • Ship availability
   • On time performance
   • Actual number of voyages
   • Kejadian kecelakaan kapal
   • Kejadian insiden kebakaran kapal
   • Passenger injury ratio
   • Number of cargo related incident
   • Agreed drydocking duration
   • Actual drydocking duration
   • Number of PSC (Port State Control) inspections
   • Number of PSC (Port State Control) detentions

    

3. Technical Management
   Bertujuan untuk mencapai operasi kapal yang aman, bebas polusi, dan hemat biaya, yang pada saat yang sama juga mematuhi regulasi dan peraturan maritim (seaworthiness). Terdapat beberapa aktivitas utama pada technical management, antara lain:
   • Memastikan bahwa kapal memenuhi persyaratan hukum Flag State
   • Memastikan kepatuhan dengan ISM & ISPS Code
   • Menyediakan personel untuk mengawasi pemeliharaan kapal
   • Mengatur dan mengawasi proses docking
   • Menunjuk surveyor dan konsultan teknis
   • Mengawasi proses sale & purchase kapal berdasarkan perjanjian penjualan
   • Mengatur pengambilan sampel dan pengujian bunker
   • Melakukan pemeliharaan preventif dan korektif
   • Implementasi manajemen darurat & mitigasi

   Kesembilan aktivitas utama tersebut didukung oleh beberapa indikator utama yang dapat diukur dan dimonitor realisasinya, antara lain:

   • Vessels Compliance to ISM & ISPS Code
   • Preventive maintenance performance
   • Corrective maintenance performance
   • Overdue tasks in PMS (Planned Maintenance System)
   • Number of NC ISM & ISPS Code
   • Number of failures of critical equipment and systems
   • Number of fire incidents
   • Number of groundings

    

4. Human Resource Management
   Bertanggung jawab atas rekrutmen, training, penempatan, repatriasi, mengembangkan peraturan terkait crewing dan mengembangkan strategi dalam mempertahankan ABK yang berkualitas. Terdapat beberapa aktivitas utama pada human resource management, antara lain:
   • Memastikan ketersediaan ABK sesuai standar kuantitas dan kualitas
   • Melakukan proses seleksi dan rekrutmen ABK yang berkualitas
   • Mengembangkan program training ABK yang berkualitas baik sesuai regulasi seperti STCW maupun training kompetensi lainnya
   • Menyediakan layanan adminstrasi untuk ABK terkait: payroll, asuransi, sertifikasi, medical check
   • Menjaga hubungan industrial antara ABK dan perusahaan

   Kelima aktivitas utama tersebut didukung oleh beberapa indikator utama yang dapat diukur dan dimonitor realisasinya, antara lain:

   • Number of Cadets/Ships
   • Officer retention rate
   • Officer experience rate
   • Training days per officer
   • Number of violations of rest hours
   • Number of seafarers not relieved on time
   • Crew disciplinary frequency
   • Number of seafarers not relieved on time
   • Number of dismissals

    

5. Administrative
   Bertanggung jawab atas segala pelaksanaan pekerjaan perkantoran yang mendukung kegiatan operasional perusahaan. Biasanya kegiatan administrasi berkaitan dengan aktivitas surat menyurat, membuat agenda rapat, menerima telepon, dan kegiatan pengarsipan. Terdapat beberapa aktivitas utama pada administrative dalam ship management, antara lain:
   • Accounting & Tax
   • Advertising & Marketing Administration
   • Legal
   • Administrative Offices

Sumber: Zhang, Pengfei dan Lijun Tang. 2022. 1st Edition Ship Management: Theory and Practice. Routledge