Apa Itu IT Change Request Form? Bagaimana Cara Mengisinya? Bagaimana Penyampaiannya?

Jangan sampai lho ya kita mengulang kesalahan Bandung Bondowoso yang membangun seribu candi dalam satu malam! udah grasak grusuk bangun candi ditolak pula cintanya sama Roro Jonggrang, Nyesek khan? 

Makna cerita yang bisa dipetik dari kesalahan Bandung Bondowoso adalah pembangunan tanpa perencanaan artinya sama dengan merencanakan kegagalan, betul apa betul?

Artikel yang akan penulis share kali ini sangat erat berhubungan dengan perencanaan proses pengembangan. Semakin banyaknya ide liar nan inovatif yang masuk dari wahai user tercintah mengenai pengembangan aplikasi baik yang sudah tervalidasi matang maupun masih draft ide terkadang dapat kita simulasikan sebagai permintaan Roro Jonggrang yang dimintanya baru sekarang namun ingin terwujudnya kemarin wkwk.

Ide – ide tersebut seharusnya terdokumentasi dan tersaring melalui alur persetujuan yang jelas dan matang dari stakeholder pemilik proses bisnis. Dokumentasi inilah yang akan digunakan untuk merencanakan proses perubahan aplikasi sebelum dapat dieksekusi sesuai kebutuhan dengan melalui antrian prioritas yang tepat sasaran sesuai strategi perusahaan.

Jadi gada ceritanya tuh di masa depan timbul pertanyaan, Siapa yang minta alur aplikasi nya gini? Perasaan gada yang minta deh ada fitur gini? Alasanya kenapa ya kok ada fitur gitu?

Apa Itu Change Request Form

Change Request Form merupakan salah satu dokumentasi yang wajib diisi dalam mengelola penerapan perubahan aplikasi yang telah berjalan maupun yang sedang dalam tahap pengembangan.

Manfaat dan tujuan adanya Change Request Form antara lain:

1. Memberikan ruang kontrol bagi pihak developer maupun stakeholder suatu perusahaan terhadap perancangan, perubahan, hingga perawatan aplikasi.
2. Mendokumentasikan semua permintaan maupun proses bisnis yang berjalan di suatu perusahaan yang akan diterapkan dalam sebuah aplikasi.
3. Mendokumentasikan kesesuaian antara permintaan maupun proses bisnis perusahaan dengan aplikasi yang diubah.
4. Mendokumentasikan adanya keseluruhan versi perubahan aplikasi dan pertanggungjawaban, serta persetujuan pihak yang melakukan permintaan perubahan.
5. Memudahkan tim bisnis analis dan pihak developer sebelum melakukan tahapan assessment bersama-sama dengan pihak yang melakukan permintaan.

Download Format Change Request TI PT Pelni Tahun 2022

Link Download

Cara Pengisian Form Change Request TI PT Pelni (Persero)

Bagian Informasi Pemohon dan Detail Permintaan

Diisi dengan informasi pemohon yang berisikan minimal jabatan Vice President atau Stakeholder Pemilik Proses Bisnis dari aplikasi terkait. Diharapkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait dapat menjelaskan terlebih dahulu perubahan yang diperlukan oleh pengguna, sehingga risiko perubahan dan manfaat perubahan dapat diketahui secara matang dan disetujui oleh Stakeholder terkait.

Bagian Informasi Kondisi Awal

Diisi dengan informasi kondisi awal aplikasi sebelum adanya perubahan aplikasi. Diharapkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait dapat menjelaskan secara rinci kondisi awal modul atau fitur yang akan ingin dilakukan perubahan.

Bagian Desain Detail Perubahan

Diisi dengan informasi terkait rincian perubahan yang dibutuhkan. Diharapkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait dapat menjelaskan secara rinci dan melampirkan dokumen pendukung kebutuhan perubahan yang dimaksud pada dokumen terpisah , sehingga memudahkan tim bisnis analis melakukan assessment kebutuhan user sebagai contoh:

1. Dokumen lampiran contoh laporan yang berisi data-data dummy yang sudah diimplementasikan pada format laporan yang diharapkan (Misalnya permintaan perubahan laporan)
2. Dokumen lampiran contoh dashboard yang berisi data-data dummy yang sudah diimplementasikan pada format dashboard yang diharapkan (Misalnya permintaan perubahan dashboard)
3. Dokumen lampiran contoh tampilan atau mockup terkait menu atau modul atau fungsi sebagai usulan gambaran umum kepada Divisi TI (Misalnya permintaan perubahan dan atau penambahan menu atau modul)

Bagian Alasan Perubahan

Diisi dengan informasi terkait alasan-alasan dan justifikasi mengenai mengapa kebutuhan perubahan harus dilakukan disisi aplikasi. Diharapkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait dapat menjelaskan secara rinci dan melampirkan dokumen pendukung misal notulen rapat manajemen atau bukti atau capture yang mendukung bobot prioritas dalam pelaksanaan assessment oleh tim bisnis analis Divisi Teknologi Informasi.

Bagian Implikasi

Diisi dengan informasi terkait hal-hal yang dapat terjadi jika perubahan aplikasi tidak dilakukan. Diharapkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait dapat menjelaskan secara rinci mengenai dampak yang dirasakan disaat kondisi aplikasi yang sedang berjalan atau tanpa adanya fitur atau fungsi atau modul yang ingin diajukan yang ada di Change Request belum terpenuhi.

Bagian Self Asesmen Dampak Perubahan – Peningkatan Revenue

Poin ini silahkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait memilih seberapa besar persentase dampak jika perubahan dilakukan maka dapat meningkatkan revenue perusahaan. Justifikasi wajib juga diisi secara rinci, lebih baik lagi PIC dapat melampirkan dokumen pendukung misal hasil laporan pengguna aplikasi, riset atau notulen sebagai bahan pendukung asesmen.

Bagian Self Asesmen Dampak Perubahan – Efisiensi Biaya

Poin ini silahkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait memilih seberapa besar persentase dampak jika perubahan dilakukan maka dapat meningkatkan efisiensi biaya perusahaan. Justifikasi wajib juga diisi secara rinci, lebih baik lagi PIC dapat melampirkan dokumen pendukung misal hasil laporan pengguna aplikasi, riset atau notulen sebagai bahan pendukung asesmen.

Bagian Self Asesmen Dampak Perubahan – Customer Experience

Poin ini silahkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait memilih seberapa besar persentase dampak jika perubahan dilakukan maka dapat meningkatkan customer / user experience. Justifikasi wajib juga diisi secara rinci, lebih baik lagi PIC dapat melampirkan dokumen pendukung misal hasil laporan pengguna aplikasi, riset , notulen , atau rekaman layar atau video saat pengguna menggunakan aplikasi pada fitur/fungsi/modul yang ingin diajukan perubahan sebagai bahan pendukung asesmen.

Bagian Self Asesmen Dampak Perubahan – Peningkatan Kepatuhan

Poin ini silahkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait memilih seberapa besar persentase dampak jika perubahan dilakukan maka dapat meningkatkan kepatuhan. Justifikasi wajib juga diisi secara rinci, lebih baik lagi PIC dapat melampirkan dokumen pendukung misal hasil laporan pengguna aplikasi, riset, pernyataan pasal yang tertuang pada Standar Operasional atau proses bisnis unit kerja atau peraturan lainnya, atau notulen sebagai bahan pendukung asesmen.

Bagian Self Asesmen Dampak Perubahan – Peningkatan Citra Perusahaan

Poin ini silahkan PIC aplikasi pada unit kerja terkait memilih seberapa besar persentase dampak jika perubahan dilakukan maka dapat meningkatkan citra perusahaan. Justifikasi wajib juga diisi secara rinci, lebih baik lagi PIC dapat melampirkan dokumen pendukung misal hasil laporan pengguna aplikasi, riset, notulen , atau rekaman layar atau video saat pengguna menggunakan aplikasi pada fitur/fungsi/modul yang ingin diajukan perubahan sebagai bahan pendukung asesmen.

Bagian Persetujuan Vice President/Stakeholder/Pemilik Proses Bisnis Aplikasi

Bagian ini silahkan dapat ditanda tangani oleh vice president atau stakeholder/pemilik proses bisnis aplikasi terkait.

Cara Penyampaian IT Change Request

Setelah Form Change Request diisi lengkap maka langkah berikutnya adalah melampirkan form change request tersebut ke dalam Nota Dinas untuk dikirimkan ke Vice President Teknologi Informasi.

Adapun rekomendasi pengisian isi dari Nota Dinas Permohonan Change Request sebagai berikut:

Contoh Penandatangan Nota Dinas

Bagian penandatanganan adalah Vice President/Stakeholder/Pemilik Proses Bisnis Aplikasi terkait.

Contoh Tembusan Nota Dinas

Bagian tembusan adalah Manager perencanaan tata kelola teknologi informasi dan Business analyst.

Contoh Perihal Nota Dinas

Bagian perihal nota dinas diharapkan menggunakan format : Permohonan Change Request [NAMA APLIKASI] – Perubahan [JELASKAN FUNGSI ATAU MODUL YANG INGIN DIAJUKAN PERUBAHAN]

Contoh Isi Nota Dinas

Bagian isi nota dinas diharapkan menjelaskan resume terkait Change Request yaitu penjelasan kondisi awal, deskripsi perubahan, alasan perubahan, serta implikasi perubahan.

Contoh isi lampiran Nota Dinas:

Selain melampirkan formulir change request bagian isi lampiran relasi nota dinas diharapkan melampirkan dokumen pendukung lainnya, sehingga memudahkan tim analis untuk melakukan assesmen permintaan kebutuhan change request.

Demikianlah cara untuk mengisi form change request TI PT Pelni (Persero) tahun 2022. Semoga bermanfaat untuk rekan-rekan LENTERA PELNI, jangan ikut-ikutan kaya Neng Roro Jonggrang lagi ya rekan.. 🙂