Apa Itu Knowledge Management System (KMS) ?

Pernahkah Anda berfikir bahwa pimpinan atau pegawai-pegawai ahli yang biasa menjalankan pekerjaan sehari-harinya tiba-tiba sudah mulai Pensiun? Atau tiba-tiba mereka resign? Dan belum ada transfer knowledge kepada pegawai lain yang ada di perusahaan tersebut.
Berdasarkan hal tersebut, maka dibutuhkan adanya metode yang membuat pengetahuan yang ada tersebut tidak hilang atau terbuang dengan sia-sia, seiring dengan hilangnya individu yang memiliki pengetahuan tersebut, namun dapat disimpan ke dalam suatu media yang dapat diakses kembali sewaktu-waktu dan digunakan kembali untuk mendukung adanya suatu proses yang disebut sebagai “transfer knowledge” antar individu di dalam organisasi.
Metode tersebut ada pada Knowledge Management System (KMS), yaitu metode pеngidеntifikasi, pеngumpulan, dan mеndorong pеnggunaan pengetahuan yang ada di dalam pеrusahaan, guna mеmbantu pеrusahaan mеmеnangkan pеrsaingan bisnis. Dengan dukungan sistem teknologi informasi, metode ini membantu para pegawai yang ada pada perusahaan untuk dapat memaksimalkan kinerjanya.
Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Proses Knowledge Management System akan berjalan dalam suatu perusahaan bila telah terbentuk budaya sharing knowledge baik secara individu maupun secara institusi.

Manfaat Knowledge Management System

Perusahaan membutuhkan pengetahuan yang cukup luas untuk mewujudkan bisnis atau perusahaan yang berproses dengan baik, tentunya. Menerapkan Knowledge Management System menjadi salah satu hal yang perlu dalam sistem perusahaan. Berikut merupakan manfaat dari KMS :

1. Mempercepat akses terhadap informasi dan pengetahuan

Knowledge Management mempermudah pencarian informasi atau orang yang memegang informasi yang Anda butuhkan. Ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas dan memungkinkan Anda bekerja lebih baik.

2. Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

Pegawai dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan dengan mengakses pengetahuan seluruh organisasi saat mereka membutuhkannya. Saat membuat keputusan, alat kolaborasi perusahaan memfasilitasi akses terhadap pendapat dan pengalaman orang yang berbeda, yang dapat memberi kontribusi perspektif tambahan pada pilihan yang dibuat.

3. Menciptakan Inovasi dan Perubahan

Aktifkan dan dorong pembagian gagasan, kolaborasi dan akses terhadap informasi terbaru. Knowledge Management memungkinkan individu untuk merangsang inovasi dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengembangkan organisasi dan memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah.

4. Penghematan waktu dan biaya

Berdasarkan sumber pengetahuan yang terstruktur dengan teratur dan baik, maka perusahaan akan lebih mudah untuk mengembangkan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga tentu saja perusahaan nantinya akan dapat menghemat waktu dan biaya.

5. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Berbagi pengetahuan dan kolaborasi silang membantu meningkatkan nilai yang ditawarkan kepada pelanggan. Organisasi mampu memberikan jawaban lebih cepat atau mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan.

Kesimpulan :

Knowledge Management System adalah metode TI yang menyimpan dan mengambil pengetahuan untuk meningkatkan pemahaman, kolaborasi, dan penyelarasan proses antar individu. Hal ini tentu saja sangat berpengaruh dalam implementasi proses bisnis, jasa, dan produk mereka.
Untuk menciptakan KMS yang produktif dan kompetitif, memerlukan beberapa tools atau alat pendukung didalamnya. Banyak tools yang gratis hingga berbayar, namun hal tersebut tidak menjadi hambatan kita untuk menerapkan KMS dalam bisnis kita. Perusahaan perlu menerapkan KMS untuk mempertahankan dan meningkatkan daya bersaing.

Bagaimana Aplikasi KMS yang ada di PT. Pelni??

KMS Pelni merupakan Software manajemen pengetahuan yang dimiliki PT. PELNI (Persero). Aplikasi ini membangun basis pengetahuan yang dimiliki pegawai maupun perusahaan dengan mengkolaborasi melalui berbagai dokumen melalui artikel, forum, dan media lainnya secara terkordinir dan terorganisir sitematis. untuk bisa menggunakannya memerlukan login sebagai pegawai PT. PELNI (Persero).

Kenapa Aplikasi KMS hadir di PT. Pelni??

• Kondisi saat ini, Pengetahuan dari para ahli internal, mentor, pengalaman belum dikelola, sehingga ikut hilang saat sudah tidak bekerja (pensiun, resign, rotasi dan mutasi)
• Proses transfer knowledge belum dikelola
• Proses pembelajaran (learning) belum menjadi bagian penilaian
• Pengelolaan internal trainer tidak didukung dengan penilaian performance dan budaya belajar

Dalam mengembangkan potensi pegawai, Divisi SDM banyak melakukan pelatihan–pelatihan yang diselenggarakan untuk memenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi. Namun pengalaman, pengetahuan dan keterampilan hanya dimiliki oleh pegawai yang diberi pelatihan saja. Pengetahuan explicit dalam bentuk dokumen modul diklat, makalah, artikel dan presentasi banyak disimpan dan didokumentasikan oleh perseorangan, sehingga tidak adanya proses pembelajaran atau transfer pengetahuan, dari orang yang sudah mengikuti pelatihan– pelatihan terhadap orang yang belum mempunyai pengetahuan tentang pelatihan tersebut.

Apabila pegawai yang telah mengikuti pelatihan dan memiliki sebuah pengetahuan yang bersifat tacit (pengetahuan yang ada pada diri seseorang dan relatif sulit untuk diterjemahkan) dan explicit (pengetahuan yang sudah dapat dikemukakan dalam bentuk data, formula dan sebagainya), maka data pengetahuan yang dimiliki akan menjadi tidak berguna dan sia-sia dikarenakan PT. PELNI (Persero) tidak mempunyai sistem yang dapat mengatur, mengumpulkan dan mengelola data pengetahuan yang ada menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengembangan Potensi Pegawai. Selain itu banyaknya senior, ahli internal, mentor yang pensiun menyebabkan pengetahuan yang dimilikinya pun ikut hilang saat sudah tidak bekerja.

Keadaan ini menimbulkan kesadaran bahwa pentingnya penerapan sistem pengelolaan pengetahuan (knowledge management system). Knowledge management system (KMS) merupakan suatu sistem yang mampu melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yang ada, bagaimana memelihara pengetahuan, serta bagaimana menggunakan pengetahuan tersebut. Diharapkan dengan adanya pembuatan sistem knowledge management ini dapat membantu proses pemeliharaan dan pengelolaan data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat membantu fungsi-fungsi dari knowledge management system dalam hal pembuatan, pengelolaan, penyimpanan, pemeliharaan data pengetahuan yang bersifat explicit maupun tacit sampai dengan pembuatan laporan.

Implementasi aplikasi Knowledge Management System (KMS) akan memberikan benefit bagi PT. PELNI (Persero), diantaranya :

1. Mempercepat arus informasi di internal perusahaan/proses edukasi ke pegawai menjadi lebih mudah;
2. Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge SDM;
3. Menghindari hilangnya key person perusahaan yang menyebabkan hilangnya knowledge perusahaan;
4. Membantu perusahaan dalam hal knowledge retention;
5. Mengurangi waktu pelatihan dan biaya in-class training;
6. Membantu penanganan masalah lebih cepat, berdampak pada customer satisfaction;
7. Memberikan informasi yang akurat untuk analisis dan mengambil keputusan manajemen;
8. Merangsang tumbuhnya ide dari setiap karyawan pada bisnis perusahaan.

Sumber Referensi :

1. Becerra-Fernandez, Irma & Sabherwal, Rajiv. 2015. “Knowledge management: systems and processes” Edisi Ke-Dua. New York: Routledge
2. https://www.sekawanmedia.co.id/Ayumida, Surtika. (2018). Knowledge Management System Berbasis Android Untuk Mendukung Knowledge Sharing Pada PT. Asia Pacific Fibers Tbk Karawang